Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (w/m/d)

Wer wir sind Beim Auftragnehmerkataster Österreich, dem Marktführer und einzigen Komplettanbieter im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe, schaffen wir nicht nur innovative High-Tech-Lösungen, wir prägen mit unserer Mission die Zukunft des österreichischen Vergabewesens. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine motivierte Assistenz (w/m/d), die mit Weitblick, Eigeninitiative und einem freundlichen Auftreten unseren Büroalltag mitgestaltet und unsere Geschäftsführung als auch die Fachabteilungen tatkräftig unterstützt. In dieser vielseitigen Funktion unterstützt du unmittelbar die Geschäftsführung und bist gleichzeitig eine wichtige organisatorische Schnittstelle für unsere Fachabteilungen. Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (w/m/d) Vollzeit (38,5h) | Anschützgasse 1, 1150 Wien, Österreich | Berufserfahren / Professional (3-5 Jahre) Deine zukünftige Rolle • Du unterstützt sowohl die Geschäftsführung als auch die Teams proaktiv bei administrativen, organisatorischen und inhaltlichen Aufgaben und sorgst gleichzeitig dafür, dass unser Office reibungslos funktioniert. • Dich erwartet ein vielfältiges Aufgabengebiet: von der Beantwortung und Weiterleitung eingehender Anrufe über die Rechnungserfassung im ELO, das Bestellwesen und die Koordination von Terminen bis hin zur Betreuung von E-Mail-Postfächern, Reiseplanung sowie der Erstellung und Aufbereitung unterschiedlicher Schriftstücke • Als erste Anlaufstelle für unsere Gäste sorgst du für einen professionellen und herzlichen Empfang • Unvergessliche Veranstaltungen entstehen mit dir: Als Organisationstalent bringst du Schwung in unsere internen und externen Events und kümmerst dich um eine reibungslose Vorbereitung und Umsetzung • Bei Projekten bringst du dich aktiv ein, übernimmst Verantwortung für eigene Themen und unterstützt dort, wo dein Organisationstalent und dein Überblick gefragt sind • Als zentrale Schnittstelle behältst du bereichsübergreifende Themen im Blick Unsere Anforderungen an dich Wir suchen nach einer Person, die nicht nur fachlich überzeugt, sondern auch gut in unser Team passt. Die folgenden Fähigkeiten sind uns wichtig - aber auch wenn du nicht alle Kenntnisse erfüllst, freuen wir uns über deine Bewerbung: • Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich setzen wir voraus • Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännische Lehre, HLW, HAK,…) • Technisch am Puls der Zeit - du bist sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft Office Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) • Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität und genauem Arbeiten - du erkennst selbst, wo Handlungsbedarf besteht, und packst an • Freundliches, kommunikatives Auftreten mit hoher Kunden- und Serviceorientierung sowie Diskretion • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift • Your English does not need to be perfect, but you should not be shy to use it Ein paar Highlights deiner Vorteile • Krisensicherer Arbeitgeber • Wiener-Linien-Ticket • Individuelles Onboardung und Buddy-System • Öffentliche Anbindung • Schulungs- und Entwicklungsprogramme • Jubiläumsgeld Alle Benefits anzeigen Gehalt Der IT-Kollektivvertrag sieht ein Bruttomindestgehalt pro Monat auf Vollzeitbasis (38,5h) von EUR 3.155 (Regelstufe) bzw. EUR 2.547 (Einstiegsstufe) vor, wobei bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung die Bereitschaft zur Überzahlung besteht. Interessiert? Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben*, relevante Ausbildungs- und Dienstzeugnisse) über unser Bewerbungssystem. Wir lehnen jegliche Form von Diskriminierung ab, denn Vielfalt gehört zu uns. Bei uns hat jede:r Bewerber:in die gleichen Möglichkeiten - unabhängig von Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Alter, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung. • Der Vollständigkeit halber möchten wir festhalten, dass das Motivationsschreiben nicht zu unseren Standard-Bewerbungsunterlagen zählt. Da es sich bei dieser Position um eine Stabsstelle mit direkter Unterstellung der Geschäftsführung handelt, du an strategisch relevanten Themen arbeitest sowie engen Kontakt mit unterschiedlichen Ansprechpersonen auf verschiedenen Ebenen hast, ist es uns wichtig, dich als Person kennenzulernen. Daher bitten wir dich, uns einen persönlichen Einblick zu geben - was dich antreibt, wie du arbeitest und warum du Teil des ANKÖ werden möchtest. Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 2.547 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien 15. Bezirk (Rudolfsheim-Fünfhaus) Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: ANKÖ Service Ges.m.b.H. Mitarbeiter*innenanzahl: 51 - 100 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) • Montag bis Freitag • 38,5 Stunden Dienstort • Wien 15. Bezirk (Rudolfsheim-Fünfhaus) Erforderliche Kenntnisse • Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich • Outlook • Word • Excel • PowerPoint Erforderliche Sprachen • Deutsch B2 • Englisch B1 Erforderliche Ausbildung • Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännische Lehre, HLW, HAK,…) Benefits • Verkehrsmittelzuschuss Wiener-Linien-Ticket • Gute Anbindung • Aus- und Weiterbildung Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: • Lebenslauf • Motivationsschreiben • relevante Ausbildungs- und Dienstzeugnisse