Back Office Specialist (w/m/d)

Wir sind ein etabliertes, international tätiges Beratungsunternehmen im Bereich Risikomanagement mit Sitz im Herzen von Wien. Unsere Schwerpunkte liegen in der technischen Risikoanalyse, Wertermittlung und im Schadenmanagement. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit für unser Back Office, die mit Organisationstalent, Genauigkeit und Eigeninitiative für effiziente und reibungslose Abläufe sorgt. Back Office Specialist (w/m/d) Vollzeit | Operatives Back Office & Administration Ihre Rolle Sie sind ein zentraler Bestandteil unseres Back Offices und sorgen für strukturierte, verlässliche und effiziente Abläufe im Tagesgeschäft. Dabei übernehmen Sie eigenverantwortlich administrative und organisatorische Aufgaben, koordinieren interne Prozesse und unterstützen die reibungslose Abwicklung unserer Projekte. Gleichzeitig gestalten Sie bestehende Strukturen aktiv mit und entwickeln Abläufe im Back Office gezielt weiter. Ihre Aufgaben • Eigenständige Abwicklung zentraler Back-Office-Prozesse - vom Auftragseingang bis hin zur Rechnungserstellung • Erste Ansprechperson für Kund:innen sowie eigenständige Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen • Gewährleistung einer strukturierten und termingerechten Umsetzung im Tagesgeschäft • Operative Nachverfolgung von Projekten sowie Steuerung eingehender Aufgaben inkl. zentraler E-Mail-Postfächer • Pflege und Weiterentwicklung von Datenstrukturen sowie Sicherstellung hoher Datenqualität, • Inhaltliche Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie Erstellung von Auswertungen (insbesondere in Excel) • Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten (z.B. Reisekostenabrechnungen) • Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse und Abläufe Ihr Profil • Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle im operativen Back Office • Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten klar zu setzen, den Überblick zu behalten und stabile Abläufe sicherzustellen • Erfahrung in der Aufbereitung von Unterlagen und Auswertungen (insbesondere Excel) • Klare, professionelle Kommunikation sowie sicheres Auftreten • Hands-on-Mentalität kombiniert mit einem hohen Qualitätsanspruch und Diskretion Unser Angebot • Verantwortungsvolle und langfristig angelegte Position in einem etablierten, stabilen Unternehmensumfeld • Eigenständiger Aufgabenbereich mit hoher Selbstorganisation und klar definierten Zuständigkeiten • Planbares Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen und verlässlichen Abläufen • Möglichkeit, Abläufe im Back Office aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln • Strukturierte Einschulung und ein gut organisiertes, wertschätzendes Arbeitsumfeld • Moderne Büroräumlichkeiten in zentraler Lage in Wien • Flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen klarer Strukturen Gehalt Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beträgt EUR 2.534,74 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis (KV für Angestellte in Information und Consulting). Sie geben sich nicht mit Mindeststandards zufrieden? Wir auch nicht - deshalb sind wir, je nach Qualifikation und Berufserfahrung, zu einer marktkonformen Überzahlung bereit. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns sehr auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit dem Vermerk „Back Office Specialist" an: Frau Birgit Huber, BA Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 2.534,74 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Sachbearbeitung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: Risk Consult - Sicherheits- & Risiko-Managementberatung Ges.m.b.H. Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) • Montag bis Freitag • 38,5 Stunden Dienstort • Wien Erforderliche Kenntnisse • Operatives Back Office • Aufbereitung von Unterlagen • Auswertungen • Excel Benefits • Gute Anbindung Zentrale Lage in Wien • Flexible Arbeitszeiten Flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen klarer Strukturen Ansprechperson Birgit Huber, BA