Executive Assistant

Du bist das operative Rückgrat unserer Geschäftsführung und gewährleistest durch deine strukturierte Arbeitsweise den reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäftsbetriebs. Deine Fähigkeit, Probleme zu antizipieren und zu lösen, prägt das positive Arbeitsklima im Büro und bietet sowohl Mitarbeiter:innen als auch Besucher:innen eine einmalige Erfahrung. Fühlst du dich bereit, in einem dynamischen Umfeld die nächste Stufe deiner Karriere zu erklimmen? Executive Assistant Aufgaben • Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung • Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen und Action Items • Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz • Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. professionellem Empfang von Gästen, Partnern und Kunden • Erkennen von Handlungsbedarf, Entwickeln von Lösungen und eigenständige Umsetzung - ohne lange Anlaufzeit • Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessoptimierung • Anpacken, wo es gebraucht wird - auch wenn es mal quer zum Jobtitel liegt Anforderungen • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Managerin, Operations Managerin oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle • Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise - auch wenn es gleichzeitig von mehreren Seiten brennt • Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Diskretion • Breites operatives Verständnis, generalistische Kompetenz und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten • Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite und KI-Tools - neue Tools lernst du dir selbstständig an • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Freude an Office-Präsenz und persönlichem Kontakt Angebot • Verantwortung & Eigeninitiative: Bei SQUER setzen wir auf die Eigenverantwortung unseres Teams. In unseren flachen Hierarchien zählen deine Ideen und Handlungen mehr als Titel. Übernimm Verantwortung, gestalte mit, und wachse mit uns. • Lernen & Wachsen: Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 EUR für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung. • Spannende Herausforderungen & echter Impact: Arbeite an vielfältigen Projekten, bei denen dein Beitrag wirklich einen Unterschied macht. • Flexibilität für Höchstleistungen: Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten, Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen - so kannst du deine beste Leistung erbringen. • Individuelle Ausstattung für deinen Erfolg: Wähle die Hardware, die am besten zu deinem Arbeitsstil passt und nutze unsere Auswahl an KI-Tools und Lizenzen (Anthropic, OpenAI, oder andere). • Wir schätzen dich: Neben zahlreichen Benefits bieten wir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, um deinen außergewöhnlichen Einsatz zu honorieren. • Teil einer starken Teamkultur: Zusammenarbeit und Verbindungen stehen bei uns im Mittelpunkt. Durch offene Kommunikation, gemeinsame Erfolge und inspirierende Team-Events - wie unser jährliches SQUER-Offsite - schaffen wir eine Kultur, in der sich jede:r geschätzt fühlt und gerne wächst. • Ein Arbeitsplatz voller Extras: Arbeite in einem zentral gelegenen Büro mit großzügiger Terrasse und BBQ-Bereich, genieße ein kostenloses Mittagessen im Büro, eine MyClubs-Sportmitgliedschaft und wähle zwischen einem kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket. Darüber hinaus profitierst du von kostenlosen Massagen, Empfehlungsprämien, Corporate Benefits und JobRad. Jährliche Mitarbeitergeschenke und ein monatliches Teamfrühstück runden dein Arbeitserlebnis ab. Gehalt Das überkollektiv-vertragliche Jahresbruttogehalt für diese Position bewegt sich zwischen EUR 55.000,- und EUR 75.000,- auf Vollzeitbasis (All-In). Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung und wird im Rahmen eines persönlichen Gesprächs vereinbart. Die Position ist auf Basis einer Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden vorgesehen. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Überstunden Es handelt sich um ein All-In-Gehalt, in dem anfallende Überstunden bereits enthalten sind. Wir schätzen und fördern eine Umgebung, in der sich jede:r willkommen fühlt. Erfahre die Freude an echter Teamarbeit und werde Teil unserer spannenden Reise bei SQUER! Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: 55.000 EUR bis 75.000 EUR jährlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: SQUER Group Services GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 51 - 100 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien, München Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) • Montag bis Freitag • 38,5 Stunden Dienstort • Wien Erforderliche Kenntnisse • Terminplanung • Reiseorganisation • Dokumentenverwaltung • Telefonmanagement • Microsoft Office • Executive Support & Stakeholder Management • Prozessoptimierung & KI-gestützte Automatisierung • Eigenverantwortung & Hands-on-Mentalität Erforderliche Sprachen • Deutsch C2 • Englisch C1 Benefits • Aus- und Weiterbildung Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 EUR für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung. • Flexible Arbeitszeiten • Weiterbildungszeit/Auszeit Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen - so kannst du deine beste Leistung erbringen. • Team-Events wie unser jährliches SQUER-Offsite • Essenszulage kostenloses Mittagessen im Büro • Fitnessangebote MyClubs-Sportmitgliedschaft • Verkehrsmittelzuschuss kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket • Gesundheitsmaßnahmen kostenlose Massagen • Personalprämien Empfehlungsprämien • Jobrad • Personalgeschenke Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: • Lebenslauf • Motivationsschreiben Ansprechperson Zohra Heydari People Operations Generalist