Finance & Legal Manager (f/m/x) - Teilzeit

crowndental.AI ist ein innovatives Dental-Health-Startup mit Sitz in 1030 Wien. Mit einem rund 10-köpfigen Team entwickeln wir eine digitale Lösung zur Analyse von dentalem Biofilm, um Zahnprävention messbarer, effizienter und patientenfreundlicher zu machen. Aktuell bereiten wir uns auf die Produkteinführung in Österreich und dem benachbarten Ausland vor. Da wir durch die FFG gefördert werden, sind professionelle Budgetplanung, Förderabrechnung und laufendes Finanzcontrolling in dieser Wachstumsphase essenziell. Für diesen spannenden Schritt suchen wir eine strukturierte, zahlenstarke und rechtlich versierte Persönlichkeit, die unser Management in den Bereichen Finanzen, Förderabrechnung, Vertragswesen und Administration tatkräftig unterstützt. Finance & Legal Manager (f/m/x) - Teilzeit Ihre Aufgaben Finanzen, Budgetierung und Controlling • Erstellung, Aktualisierung und laufende Kontrolle von Unternehmens- und Projektbudgets (inkl. Forecasts und Liquiditätsplanungen). • Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung. • Vorbereitung von Unterlagen für die Steuerberatung, Förderstellen, Banken und Investor:innen. • Prüfung von Eingangsrechnungen, Zahlungsfreigaben sowie Unterstützung bei Monats- und Quartalsauswertungen. Fördergelder und Projektabrechnung • Administrative und finanzielle Betreuung öffentlicher Förderprojekte (insb. FFG). • Dokumentation förderfähiger Kosten sowie Sammlung und Prüfung von Belegen und Stundenaufzeichnungen. • Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten sowie Abrechnungen gegenüber den Förderstellen. • Laufende Abstimmung mit der Steuerberatung, der Projektleitung und den jeweiligen Förderstellen. Vertragswesen und rechtliche Koordination • Operative Prüfung, Vorbereitung und Verwaltung von Lieferanten-, Dienstleister- und Personalverträgen. • Erstellung und Koordination von Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Rahmenverträgen und Angeboten. • Verantwortung für das Dokumentenmanagement und die lückenlose Fristenkontrolle. • Schnittstellenfunktion und Abstimmung mit externen Jurist:innen bei komplexen rechtlichen Fragestellungen. Administration und interne Prozesse • Aufbau und Pflege einer strukturierten, digitalen Ablage für Finanz- und Vertragsunterlagen. • Unterstützung bei der Personaladministration und der Erstellung von Onboarding-Unterlagen. • Mitarbeit an der Optimierung interner Richtlinien, Vorlagen und Freigabeprozesse. • Zuverlässige Überwachung von wichtigen Fristen, Zahlungen und Dokumentationspflichten. Ihr Profil Was Sie ausmacht • Abgeschlossenes Studium oder fundierte Ausbildung in Rechtswissenschaften, Wirtschaftsrecht, Betriebswirtschaft, Finance, Controlling oder einer vergleichbaren Fachrichtung. • Mehrjährige Praxis in den Bereichen Finanzen, Controlling, Förderabrechnung, Vertragsmanagement oder Legal Operations. • Sehr gutes Zahlenverständnis, strukturiertes Denken sowie ein sicheres Verständnis für Verträge, rechtliche Risiken und wirtschaftliche Zusammenhänge. • Exzellente Excel- bzw. Google-Sheets-Kenntnisse; exzellente Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse. • Erfahrung im Startup-Umfeld sowie mit öffentlichen Förderungen (z. B. FFG, aws, EU-Förderungen). Was Sie mitbringen sollten • Absolute Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten. • Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Freude daran, Strukturen in einem dynamischen Umfeld aufzubauen. • Pragmatisches, lösungsorientiertes Denken und die Fähigkeit, auch bei parallelen Projekten stets den Überblick zu behalten. Unser Angebot Was wir bieten • Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle und die direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung eines innovativen HealthTech-Startups. • Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld an der Schnittstelle von Finance, Legal und Unternehmensaufbau. • Einen modernen Arbeitsplatz im 3. Bezirk in Wien mit flexiblen Arbeitszeiten. • Kurze Entscheidungswege, viel Gestaltungsspielraum und ein motiviertes, 10-köpfigen Team in der Produkteinführungsphase. Gehalt Das tatsächliche Mindestgehalt beträgt 3.954 EUR brutto pro Monat (auf Basis von 38,5 Wochenstunden), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal pro Jahr ausgezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag für Informationstechnologie und Datenverarbeitung (IT). Abhängig von Ihrer Erfahrung und Ihren Fähigkeiten sind wir zur Überzahlung bereit. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie bitte Ihren Lebenslauf sowie eine kurze Beschreibung Ihrer bisherigen Erfahrung in den Bereichen Finanzen, Budgetierung, Förderabrechnung und Vertragswesen an uns. Wir freuen uns auf Sie! Über den Job Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 3.954 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien 3. Bezirk (Landstraße) Berufsfelder: Finanzen, Bankwesen, Rechtswesen Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: CrownDental.AI GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 1 - 10 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Teilzeit (Festanstellung) • 20 - 30 Stunden Dienstort • Wien 3. Bezirk (Landstraße) Erforderliche Kenntnisse • Finanzmanagement • Buchhaltung • Vertragsrecht • Budgetplanung • Unternehmensrecht Erforderliche Sprachen • Englisch B2 • Deutsch C2 Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: • Lebenslauf