Front desk Manager (all genders – gesucht)

Front desk Manager (all genders – gesucht) Dr Roberto Lhotka Ordination Wien, 01. Bezirk, Innere Stadt Über die Position Als Front Desk Manager (m/w/d) sind Sie das Herzstück unseres Hauses, die erste Anlaufstelle und die repräsentative Visitenkarte unseres Unternehmens/unserer Praxis. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang, schaffen eine warme, professionelle Atmosphäre für Kunden, Patienten und Gäste und halten dem Team im Hintergrund den Rücken frei. Ihre Aufgaben im Detail (Umfassendes Aufgabengebiet) 1. Empfang & Gästebetreuung (Erstkontakt) * Herzlicher Empfang: Professionelle und zuvorkommende Begrüßung von Patienten, Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. * Erstbetreuung & Bewirtung: Betreuung im Warte- bzw. Lobbybereich, Anbieten von Erfrischungen (Kaffee, Wasser, Tee). * Orientierungshilfe: Ansprechpartner für Fragen vor Ort, Wegauskünfte und allgemeine Anliegen. 2. Kommunikation & Telefonie * Telefonzentrale: Professionelle Entgegennahme, Weiterleitung und Abwicklung aller eingehenden Telefonate. * E-Mail-Management: Zentrale Verwaltung, Filterung und Beantwortung des Haupt-E-Mail-Postfachs. * Auskunft & Beratung: Erteilung von Erstauskünften zu Dienstleistungen, Öffnungszeiten, Anfahrt und Abläufen. 3. Termin- & Kalendermanagement * Terminkoordination: Vorausschauende Vergabe und Pflege von Terminen über das Buchungssystem. * Ausfall- & Verschiebungsmanagement: Aktives Management bei Terminabsagen, Engpässen oder Verzögerungen. * Raumbuchung: Verwaltung und Koordination von Besprechungs- oder Behandlungsräumen. 4. Check-in / Check-out & Patientendaten- / Kundendatenverwaltung * Datenerfassung: Sorgfältige Neuaufnahme, Aktualisierung und Kontrolle von Stammdaten im System (CRM / Praxissoftware). * Dokumentenprüfung: Überprüfung von Formularen, Ausweisen, Versicherungsdaten oder Dokumenten. * Zugangsmanagement: Ausgabe und Rücknahme von Besucherausweisen, Schlüsselkarten oder Parktickets. 5. Administration & Büroorganisation * Post- & Paketabwicklung: Annahme, Sortierung und Verteilung der Tagespost sowie Vorbereitung des Postausgangs und Abwicklung von Kurierdiensten. * Dokumentenmanagement: Digitalisierung (Scannen), Ablage und Verwaltung von Akten, Verträgen und Korrespondenz. * Erstellung von Schriftstücken: Anfertigen von Bestätigungen, Infomaterialien, Anschreiben und Vorlagen. 6. Abrechnung, Kasse & Zahlungsverkehr * Zahlungsabwicklung: Entgegennahme von Zahlungen (Bar, EC-Karte, Kreditkarte, Honorarnoten). * Kassenführung: Ordnungsgemäße Führung der Tageskasse, Kassenbuchkontrolle und Wechselgeldverwaltung. * Rechnungsvorbereitung: Erstellung von Rechnungen, Quittungen und Vorbereitung der Belege für die Buchhaltung. 7. Raum-, Hygiene- & Facility-Management * Erscheinungsbild: Sicherstellung eines stets repräsentativen, sauberen und aufgeräumten Empfangs- und Wartebereichs. * Raumvorbereitung: Kontrolle und Lüftung von Besprechungs- und Behandlungsräumen vor und nach Terminen. * Materialverwaltung: Überwachung des Bestands an Büromaterial, Hygieneartikeln, Getränken und Flyern inkl. eigenverantwortlicher Nachbestellung bei Lieferanten. 8. Qualitäts-, Beschwerde- & Schnittstellenmanagement * Reklamationsbearbeitung: Souveräner, empathischer und lösungsorientierter Umgang mit Beschwerden oder Sonderwünschen. * Feedback-Management: Einholen und Dokumentieren von Kunden- bzw. Patientenfeedback. * Interne Kommunikation: Schnittstelle zwischen Kunden/Patienten, Behandlern/Beratern, Backoffice und Reinigungsteam. Ihr Profil * Erfahrung: Erste oder mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im Front Office, Kundenservice oder Callcenter. (Erfolgreiche Quereinsteiger mit hoher Serviceorientierung sind ebenfalls willkommen!) * Sprachkenntnisse: Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil. * EDV-Kenntnisse: Routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und schnelle Einarbeitung in Branchen- / Praxissoftware. * Persönlichkeit: * Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Umgang mit Menschen. * Gepflegtes, freundliches und souveränes Auftreten auch in stressigen Situationen. * Organisationstalent, Multitasking-Fähigkeit und Blick fürs Detail. * Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Diskretion (Datenschutz/DSGVO). Das bieten wir Ihnen * Attraktive 4-Tage-Woche (Montag bis Donnerstag): Genießen Sie jede Woche ein langes, 3-tägiges Wochenende (Freitag, Samstag und Sonntag frei)! * Geregelte Arbeitszeiten: Feste Zeiten von 08:00 bis 18:00 Uhr mit verlässlicher 1-stündiger Mittagspause. * Keine Schicht- oder Wochenendarbeit: Perfekte Planbarkeit für Ihre Freizeit und Familie. * Top-Arbeitsumfeld: Ein moderner, stilvoll eingerichteter Arbeitsplatz mit moderner Technik. * Tolles Team: Ein wertschätzendes, harmonisches Arbeitsklima mit flachen Hierarchien. * Attraktive Vergütung: Leistungsgerechtes Gehalt mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail an: