Management Assistant (w/m/x)

Management Assistant (w/m/x) Die Schnittstelle zwischen Management, Team und Organisation. Linz 3.000 EUR Vollzeit (ab 38 Wochenstunden) smart bewerben Noch ein Klick bis zu deinem neuen Job! Bewirb dich online über unser Kandidatenportal - in wenigen Minuten ist alles erledigt. Ihre zukünftige Rolle In dieser Position unterstützt du die Bereichsleitung Mechatronik sowie ausgewählte Teams und sorgst für einen strukturierten, effizienten Ablauf im Tagesgeschäft. Dein Aufgabenbereich gliedert sich in zwei zentrale Schwerpunkte: 1. Persönliche Assistenz der Bereichsleitung • Eigenständiges Kalender-, Termin- und Reisemanagement inkl. Buchung und Abrechnung • Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Unterlagen • Vertrauliche Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache • Administrative Unterstützung der Bereichsleitung in organisatorischen und SAP-relevanten Themen • Aktive Schnittstellenkommunikation mit internen Bereichen und Assistenzteams 2. Teamassistenz & Organisation • Organisatorische und administrative Unterstützung des Bereiches Mechatronik • Bestellwesen in SAP inkl. Lieferverfolgung, Lieferantenkontakt und Rechnungsprüfung • Arbeitszeit- und Gleitzeitmanagement in SAP • Organisation von Team-Meetings, Workshops und Offsites • Strukturierte Pflege und Weiterentwicklung gemeinsamer Ablagen (z. B. SharePoint, MS Teams) • Unterstützung im operativen Tagesgeschäft - auch bei kleineren organisatorischen Aufgaben Je nach Erfahrung und persönlicher Stärke besteht die Möglichkeit, den Aufgabenbereich aktiv zu erweitern. Sie bieten • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HBLA, kaufmännische Lehre) • Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in einem technischen oder industriellen Umfeld • Sehr gerne auch Wiedereinsteiger:innen, insbesondere mit Erfahrung im Bestellwesen • Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Grundkenntnisse in Excel); SAP-Kenntnisse von Vorteil, aber kein Muss • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse • Hohe digitale Affinität und Interesse an modernen Tools und Arbeitsprozessen • Vertrauenswürdige, freundliche Persönlichkeit, die gerne selbstständig sowie genau arbeitet Das Besondere an dieser Position • Enge Zusammenarbeit mit einer wertschätzenden, erfahrenen Bereichsleitung • Vertrauensvolle Assistenzfunktion mit hoher Eigenverantwortung • Flexibles Arbeitszeitmodell (Teilzeit ab ca. 30 Std. möglich) • Möglichkeit, den Aufgabenbereich je nach Stärken aktiv auszubauen Benefits • Barrierefreiheit • Betriebsmedizin • Bonuszahlungen • Duschen • Essenszuschuss • Fahrradabstellplatz • Firmenevents • Flexible Arbeitszeiten • Gute Anbindung • Handy (zur Privatnutzung) • Kantine/Betriebsrestaurant • Kein All-In • Kinderbetreuung • Klimaanlage • Öffentliche Erreichbarkeit • Onboarding • Parkplatz • Pensionsvorsorge • Rabatte • Sport- und Freizeitangebote • Teamevents • Weiterbildungen Das Unternehmen Unser Kunde ist ein international tätiges Technologieunternehmen im Anlagen- und Maschinenbau, das innovative Lösungen für industrielle Zukunftsthemen entwickelt. Der österreichische Standort zeichnet sich durch eine moderne Arbeitskultur, hohe technische Expertise und langfristige Entwicklungsperspektiven aus. Mitarbeiter:innen profitieren von stabilen Strukturen, internationaler Zusammenarbeit und umfangreichen Weiterbildungsangeboten. Wenn du eine vielseitige Assistenzrolle mit Nähe zur Führungsebene suchst und gerne in einem professionellen, menschlich geprägten Umfeld arbeitest, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Nutze diese Chance und gestalte deinen nächsten Karriereschritt aktiv mit! smart bewerben Sandra Schauer Recruiting Partner Ansprechperson kontaktieren