Mitarbeiter*in Einkauf & Assistenz der Einkaufsleitung (m/w/d)

Anstellungsart Vollzeit Stundenausmaß 37 Wochenstunden (Vollzeit) Arbeitsort Mooslackengasse 1190 Wien BeginnAb sofort Mache unseren Einkauf noch effizienter – und schaffe damit Mehrwert für Menschen! Wir suchen eine motivierte Persönlichkeit für unser Einkaufsteam, die sowohl das operative Tagesgeschäft als auch administrative Assistenzaufgaben mit Freude übernimmt. Du bist stark in der Kommunikation, arbeitest strukturiert und behältst selbst bei parallelen Anfragen den Überblick? Dann gestalte unsere Abläufe aktiv mit und werde Teil unseres Teams! Vollzeit (37 Wochenstunden), ab sofort Deine Aufgaben Als Teil unseres Teams wirkst du daran mit, dass unsere Einrichtungen die notwendigen Bedarfe günstig und zeitgerecht einkaufen können – damit mehr Zeit und Mittel für die Menschen bleiben, die unsere Unterstützung brauchen. • Einkaufsberatung und Service: Du berätst unsere Einrichtungen bei Fragen rund um den operativen Einkauf. Du hilfst bei Bestellungen, Lieferant*innenanfragen und der Nutzung unserer Einkaufsprozesse. • Operativer Einkauf: Du wickelst manuelle Bestellungen ab, holst Angebote ein und erstellst übersichtliche Angebotsvergleiche. Dabei achtest du auf Preis, Qualität, Lieferbedingungen und die Anforderungen unserer Einrichtungen. • Assistenz der Einkaufsleitung: Du unterstützt die Einkaufsleitung im Arbeitsalltag. Du verwaltest Termine eigenständig und stimmst Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartner*innen ab. Bei Bedarf organisierst du Meetings, Teamtage und Klausuren und kümmerst dich um die Vor- und Nachbereitung. • Einkaufskarten und Abläufe: Du verwaltest und vergibst Einkaufskarten. Du behältst die dazugehörigen Abläufe im Blick und hilfst dabei, sie verständlich und verlässlich zu gestalten. • Rechnungsbearbeitung: Du prüfst und bearbeitest Eingangs- und Lieferantinnenrechnungen in unserem digitalen Freigabesystem. Bei Unklarheiten stimmst du dich mit den zuständigen Einrichtungen und Lieferantinnen ab. • Stammdaten und Dokumente: Du pflegst Einkaufs- und Lieferant*innenstammdaten in unserem ERP-System. Verträge, Vereinbarungen und weitere Einkaufsunterlagen legst du vollständig und nachvollziehbar im Dokumentenmanagementsystem ab. • Unterstützung im Einkaufsteam: Du hilfst bei Auswertungen, bereitest Unterlagen auf und übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben innerhalb der Einkaufsabteilung. Dein Profil • Du bringst Berufserfahrung in der Administration, im Einkauf, in der kaufmännischen Sachbearbeitung und/oder in der Rechnungsprüfung mit. • Du arbeitest genau und strukturiert und behältst auch bei mehreren parallelen Anfragen den Überblick. • Du gehst sicher mit digitalen Anwendungen und Microsoft Office um. Gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil. • Du kommunizierst klar und freundlich und stimmst dich gerne mit unseren Einrichtungen, Lieferant*innen und internen Fachbereichen ab. • Du kannst Angebote, Preise und Konditionen nachvollziehbar vergleichen und gehst verantwortungsvoll mit Rechnungen, Verträgen und Daten um. • Du arbeitest selbstständig, fragst bei Unklarheiten nach und findest praktikable Lösungen. • Du organisierst sehr gerne und hast Freude daran, Menschen bei Einkaufsfragen zu unterstützen und Abläufe verständlich und verlässlich zu gestalten. Unser Angebot Mehr Zeit für dich • Urlaubs-Plus: Nach deinem vollendeten ersten Dienstjahr schenken wir dir zwei zusätzliche Urlaubstage. • Feiertags-Bonus: Der Karfreitag, der 24.12. sowie der 31.12. (bzw. entsprechende Ersatzleistungen) sind bei uns dienstfreie Tage – damit die Feiertage auch wirklich dir gehören. Nachhaltig & günstig mobil • Unterstützung auf deinem Arbeitsweg: Nach dem ersten vollendeten Arbeitsjahr bezuschussen wir deine Öffi-Jahreskarte oder dein Klimaticket mit bis zu € 506,40 pro Jahr. Kultur, Gesundheit & Entwicklung • Vielfalt und Wertschätzung: Bei uns erwartet dich ein offenes Arbeitsumfeld, das Diversität und Vielfalt nicht nur auf dem Papier, sondern jeden Tag aktiv lebt. • Deine Entwicklung im Fokus: Wir unterstützen dich tatkräftig bei deiner beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung durch gezielte Weiterbildungsangebote. • Gesundheit & Rückhalt: Deine Gesundheit liegt uns am Herzen. Neben gesundheitsfördernden Maßnahmen steht dir eine professionelle Sozialberatung für private und berufliche Herausforderungen zur Seite. Shopping-Vorteile & Gutscheine • Sparen im Alltag: Profitiere von exklusiven Ermäßigungen in Shops, Apotheken, Hotels und vielem mehr. • Zusatz-Schmankerl: Freu dich auf steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine sowie spezielle Gutscheine für unsere Mitarbeiter*innen mit Kindern. Ein faires & transparentes Gehalt • Einstufung nach Kollektivvertrag: Diese Position ist im Kollektivvertrag der Caritas in der Verwendungsgruppe IV eingestuft. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt (in Stufe 2, ohne Vordienstzeiten) beträgt EUR 3.169,70 brutto/Monat auf Vollzeitbasis (37 Wochenstunden. • Die Gehaltsbandbreite (Tatsächliches Entgelt): Weil uns eine faire und marktkonforme Entlohnung wichtig ist, liegt die reale Gehaltsspanne für diese Position zwischen EUR 3.169,70 und EUR 3.754,61 brutto/Monat. Du hast dabei die Wahl zwischen einem Vollzeitmodell mit 37 oder 38 Wochenstunden (der Maximalwert bezieht sich auf 38 Stunden). • Wie sich Ihr Gehalt berechnet: Wo Du genau innerhalb dieser Spanne einsteigst, hängt transparent von der Facheinschlägigkeit Deiner Vordienstzeiten sowie Deiner spezifischen Qualifikation ab, die wir über eine Überzahlung bzw. Funktionszulage abbilden. • Ablauf zur Gehaltsfixierung: Die finale Einstufung und die genaue Berechnung Deiner anrechenbaren Jahre erfolgen gemeinsam im letzten Schritt des Bewerbungsprozesses. #jobsmitsinn Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Mitarbeiter*innen mit Behinderung werden bei uns durch unsere Behindertenvertrauenspersonen und das Ability Management begleitet und unterstützt. Klick einfach auf „Jetzt bewerben!“ und übermittle uns deine Unterlagen. Bei allen Fragen zu diesem Job helfen wir dir gerne weiter! Sigrid Poecksteiner Leiterin Recruiting Mooslackengasse Wien sigrid.poecksteiner(at)caritas-wien.at Wir freuen uns auf deine Bewerbung!