Office Manager:in (m/w/d)

Über uns In unserer Ordination in Haag verbinden wir seit 25 Jahren allgemeine Zahnmedizin mit Kieferorthopädie. Unsere Praxis wird von MR DDr. Gerda Seiler (Fachärztin für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde, Kieferorthopädin) und Dr. Oscar Seiler (Zahnarzt mit Spezialisierung Kieferorthopädie) geführt - gemeinsam mit einem Team aus sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Seit rund zwei Jahren sind wir Kassenvertragspartner für die Gratiszahnspange - mit großem Erfolg: Das Patientenmehraufkommen, das damit einhergeht, freut uns sehr, bringt aber auch spürbar mehr organisatorischen Aufwand mit sich - im Büro genauso wie an der Rezeption. Um unser Team zu entlasten und unsere Abläufe weiter zu professionalisieren, suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die Backoffice und Front Office bei uns übernimmt - auch gerne mit Erfahrung aus einer ganz anderen Branche. Ihre Aufgaben • Bestellwesen: Materialbestellungen, Angebotsvergleiche, Lieferantenmanagement • Termine und Zusammenarbeit mit Dentalfirmen koordinieren und abwickeln • Kommunikation mit unseren Dentallabors • Erste:r Ansprechpartner:in für unser Team der zahnärztlichen Assistenz (HR-nahe Themen) • Beantwortung von E-Mails und allgemeine Korrespondenz • Banküberweisungen und laufende Zahlungen (ELBA) • Verwaltung von Patientenanliegen (die fachliche Beantwortung erfolgt durch die Zahnärztinnen/Zahnärzte, die Kommunikation nach außen übernehmen Sie) • Pflege unseres Internetauftritts sowie Erstellung von Newsletter-Inhalten • Unterstützung bei vielfältigen weiteren organisatorischen Aufgaben im Ordinationsalltag Ihr Profil • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HBLA, FH) von Vorteil oder vergleichbare Erfahrung, z. B. aus Office Management, Assistenz, Controlling, Einkauf oder Prozessorganisation • Quereinsteiger:innen aus anderen Branchen sind bei uns ausdrücklich willkommen - Erfahrung im Gesundheitswesen ist keine Voraussetzung • Organisationstalent mit Freude an strukturiertem, eigenverantwortlichem Arbeiten • Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Online-Banking (z. B. ELBA) von Vorteil • Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten - im Kontakt mit Patient:innen, Lieferanten und Team • Diskretion im Umgang mit sensiblen Patienten- und Praxisdaten Wir bieten • Teilzeitanstellung an 3 Tagen pro Woche (Montag, Dienstag, Donnerstag), ca. 25 Wochenstunden - in Anlehnung an unsere Öffnungszeiten • Tätigkeit ausschließlich vor Ort in Haag (kein Homeoffice) • Laptop und Diensthandy • Eine wertschätzende, familiäre Arbeitsatmosphäre in einem eingespielten Team • Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position mit direktem Draht zur Praxisleitung • Und natürlich: guten Kaffee ☕ Gehalt Für diese Position bieten wir ein Bruttogehalt ab EUR 2.880,- auf Vollzeitbasis (40 Wochenstunden); das entspricht bei den ausgeschriebenen ca. 25 Wochenstunden einem Bruttomonatsgehalt ab ca. EUR 1.800,-. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung sind wir gerne zu einer Überzahlung bereit. Bewerbung Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter "Jetzt bewerben" MR DDr. Gerda Seiler & Dr. Oscar Seiler, BScMed Kieferorthopädische Ordination Hollengruberstraße 22, 3350 Haag https://www.zahnarzt-haag.at