Team & Executive Assistant (m/w/d)

research moves > Forschung bewegt! Unter diesem Motto agiert die Upper Austrian Research GmbH (UAR) als Leitgesellschaft für Forschung des Landes Oberösterreich und unterstützt tatkräftig bei forschungspolitischen Aufgaben. Dazu zählt unter anderem die Positionierung des Forschungsstandorts Oberösterreich und des UAR Innovation Network, welches insgesamt 16 anwendungsorientierte Forschungszentren zählt. Zur tatkräftigen Verstärkung suchen wir eine/n Team & Executive Assistant (m/w/d) (Vollzeit/40h, All-in) Sie sind ein Organisationstalent mit Freude an abwechslungsreichen Aufgaben? Dann verstärken Sie unser Team als Team & Executive Assistant und übernehmen eine zentrale Rolle in der Unterstützung unserer Fachbereiche und des Managements. Team & Executive Assistant (m/w/d) (Vollzeit/40h, All-in) Ihre Aufgaben: • Management- und Teamunterstützung: Ausgezeichnete Unterstützung der Fachbereiche, CEO sowie CFO • Organisation und Koordination: Eigenverantwortliche und perfekte Organisation von Terminen, Workshops, Reisen, internen Veranstaltungen • Reibungsloses Office Management: Telefon, Post- und Mailbearbeitung, Gästebetreuung, Büroinfrastruktur, Büroorganisation • Dokumentation & Reporting: Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Auswertungen; Protokollierung von Gremiensitzungen • Administrative Tätigkeiten: Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Angebotsvergleiche, Bestellungen und Eingangsrechnungen • Event- und Datenmanagement: Unterstützung bei Events, Konferenzen und Messeauftritten, Stammdatenpflege im CRM Ihr Profil: • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HBLA oder vergleichbar) • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Projektmanagementbereich • Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift sowie sehr gute Rechtschreibkenntnisse • Starke organisatorische Fähigkeiten (mehrere Aufgaben gleichzeitig, Prioritäten, Deadlines) • Hohe Souveränität im Umgang mit komplexen und herausfordernden Sachverhalten • Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise • Hohe Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Kundenorientierung • Verlässlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Termintreue • Höchste Diskretion und Loyalität Was wir bieten: • Sichere, attraktive und langfristige Direktanstellung in einem zukunftsrelevanten Umfeld • Abwechslungsreiche Aufgaben und direkte Zusammenarbeit mit den Fachbereichen • Strukturierte Einschulung und Weiterbildungsangebot (fit4UAR-Weiterbildungsprogramm) • Kollegiales, wertschätzendes Team • Tiefgaragenparkplatz, sehr gute Verkehrsanbindung (A7 Hafenstraße) • Moderne IT- und Arbeitsplatzinfrastruktur in hellen, ansprechenden Büros (TechcEnter Linz) • Diverse Social Benefits wie Kaffee und Obst zur freien Verfügung Gehalt Das Brutto-Monatsgehalt auf Vollzeitbasis beträgt mind. 3.000 Euro. Je nach Ausbildung und Erfahrung ist eine marktkonforme Anpassung möglich. Überstunden Es handelt sich um ein All-In-Gehalt, in dem anfallende Überstunden bereits enthalten sind. Wenn Sie gerne Teil unseres motivierten Teams sein wollen, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, CV und Zeugnisse) per smart bewerben. Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 3.000 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Linz Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: Upper Austrian Research GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 11 - 30 Mitarbeiter*innen Standorte: Linz Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) • Montag bis Freitag • 40 Stunden Dienstort • Linz Erforderliche Kenntnisse • Outlook • Word • Excel • PowerPoint • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Projektmanagementbereich • Starke organisatorische Fähigkeiten Erforderliche Ausbildung • kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HBLA oder vergleichbar) Benefits • Aus- und Weiterbildung Strukturierte Einschulung und Weiterbildungsangebot (fit4UAR-Weiterbildungsprogramm) • Parkplatz Tiefgaragenparkplatz • Gute Anbindung sehr gute Verkehrsanbindung (A7 Hafenstraße) • Getränke Kaffee • Obst Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: • Motivationsschreiben • Lebenslauf • Zeugnisse