Office Manager & Team Assistant (m/w/d)

Als Office Manager & Team Assistant (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Office und sorgst dafür, dass unser Büro reibungslos funktioniert. Du koordinierst den Büroalltag, übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützt unsere Teams bei ihren täglichen Abläufen. Du sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet sind und schaffst eine Büroumgebung, in der man gerne arbeitet. Durch dein Organisationstalent, deine Serviceorientierung und dein Gespür für ein positives Arbeitsumfeld trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich alle Kolleg:innen und Gäste rundum gut betreut fühlen. Office Manager & Team Assistant (m/w/d) Deine Aufgaben • Als erste Anlaufstelle am Front Desk nimmst du Anrufe entgegen, empfängst und betreust unsere Gäste und unterstützt deine Kolleg:innen bei administrativen und organisatorischen Fragen. • Du verantwortest das Facility Management (Kommunikation mit der Hausverwaltung, Koordination von Reinigung und Reparaturen, Arbeitsplatzorganisation) und sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet und dekoriert sind. • Du bist für die allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Rechnungskontrolle, Dokumentenablage) zuständig und kümmerst dich um das Bestellwesen (Büromaterial, Kaffee und Getränke, Obst, Reinigungsmaterial). • Als zentrale Anlaufstelle für das Travel Management sorgst du für eine reibungslose Dienstreiseplanung und erledigst sämtliche Hotel- und Flugbuchungen. • Du entlastest unser Vertriebsteam, indem du administrative Assistenzaufgaben übernimmst (Koordination von Ausschreibungsteilnahmen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen, Erstellung von Unterlagen). • Zusätzlich planst und organisierst du interne Veranstaltungen (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teamevents), unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg:innen und trägst mit deinem freundlichen Wesen und stets offenen Ohr zu einer positiven Teamatmosphäre bei. Dein Profil • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie 2+ Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, Front Desk oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle. • Du zeichnest dich durch deine proaktive und lösungsorientierte Einstellung, deine Hands-on Mentalität sowie dein Organisationstalent aus. • Du bist ein Teamplayer und trägst mit deiner Kommunikationsstärke und Serviceorientierung zur Gestaltung eines positiven Arbeitsumfelds bei. • Du bist versiert im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Office 365, SharePoint) und verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Warum wir? • Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet • Ein hochmotiviertes Arbeitsumfeld sowie Teamarbeit mit hohem Wissenstransfer • Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung durch z.B. Schulungen und Mentoring • Moderne, leistungsstarke Arbeitsumgebung und Arbeitsausstattung • Bikeleasing-Möglichkeit sowie Zugang zur Corporate Benefits Plattform • Gratis Getränke, Kaffee und frisches Obst Gehalt Das Mindestgehalt liegt bei 2.547 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Deiner Gehaltsvorstellung. Für Fragen steht Dir Frau Iris Rauh unter gerne zur Verfügung. Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 2.547 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: GBTEC Austria GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 51 - 100 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien, Bochum Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) • Montag bis Freitag • 38,5 Stunden Teilzeit (Festanstellung) • 30 Stunden Dienstort • Wien Erforderliche Kenntnisse • Büroorganisation • Office Management • Front Desk • Teamassistenz Erforderliche Sprachen • Deutsch C2 • Englisch C1 Erforderliche Ausbildung • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Benefits • Obst • Getränke • Aus- und Weiterbildung • Verkehrsmittelzuschuss • Team-Events Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: • Lebenslauf Ansprechperson Iris Rauh HR